随着法律服务范围的扩大以及客户对法律服务专业化要求的提高,传统的律所工作模式的弊端也逐步暴露了出来,律师工作效率低下、律师"单打独斗"的现象普遍存在,律所管理松散,律师的实践经验无法转化为律所知识资源。在信息化时代的今天,推行律师行业规范化、信息化建设,用科学、高效的管理手段来提高律师事务所竞争力是必然趋势。北大法意经多年市场调查,收集了众多律所管理的需求,并于2009年成功发布了『律师事务所管理信息系统』。

【律所难题】案件利益冲突

律师事务所业务不断拓展,规模逐渐加大的过程中,案件利益冲突的发生在所难免。传统的工作模式通常是依靠合伙人或办案律师的收案之前进行询问,稍有疏忽,冲突就会发生,无疑会增加律所的办案成本及风险。

解决方案:

系统支持案件利益冲突的自动检索和手动检索模式,并控制在严谨的审批流程中。办案律师只需将客户信息和对方当事人信息录入到系统,系统会自动将双方当事人的信息在律所业务库中进行查重,一旦发现结果,即会迅速提醒。在自动检索的基础上还可进行深入的手动检索,为办案律师评估案件办理的可能性提供了依据。

【律所难题】律所人员流动

律师行业从业人员流动性很大,尤其是在管理相对不规范的律所体现得更加明显。律师流动频繁,一方面会削弱律师事务所团队力量;另一方面也给律师事务所造成了大量的客户资源流失。如何能尽量减少律师流动给律所带来的影响?

解决方案:

律师在日常工作中通过律师事务所管理信息系统的律师工作平台提交业务信息,系统会将这些业务信息保存下来形成一个信息资源库,经过授权,业务信息资源能够为全所律师共享,达到信息资源的充分利用。同时,律师的客户资料信息在日常工作时已经添加到律师事务所管理信息系统中,形成了全面的客户资料库。即便律师离职,客户资源也会保留下来,不会出现人走客户跟着走的现象。律所可以将离职律师的客户指派给其他在职律师加强联系,将客户固定在律所内,以避免客户的大量流失。

【律所难题】异地办公困难

每个律所的管理模式不同,对于业务流程的管理各有不同,有些所制定了比较科学的管理模式,而有些管理不规范的律所对业务流程根本没有规定,听任所内律师按自己的喜好办案,这就导致了业务流程混乱,业务管理不科学不规范。如何制定比较科学的业务流程,使业务的管理有序?

解决方案:

系统提供主管合伙人对利益冲突检索申请、收案申请、业务交接、出具公函、寄件申请、结案申请等事项的审批工作。业务人员提交审批单后,信息即可流转至审批合伙人的待办事项中,合伙人登录系统时即可看到并直接处理。与传统的审批工作相比,可显著提高工作效率,降低内部沟通和管理成本。同时系统设置了网页消息、手机短信等多种提醒设置,避免合伙人在繁忙的工作中会遗忘重要事项导致进度拖延的情况发生。

【律所难题】客户缺乏管理

目前,一些律所对客户资料的管理仅仅实现简单的收集,客户资料往往收而不用或是随着案件结束后随着装订的卷宗一起束之高阁。律所管理者尚没有客户维护意识,没有把客户的管理放入发展的日程,大多面临案源不足、业务匮乏的尴尬局面。

解决方案:

律师事务所管理信息系统内部集成客户管理平台,使用者可以将客户按照"正式客户"、"历史客户"、"潜在客户"进行归类管理。实现各项客户资料的记录、整理、保存和应用,有效避免客户流失,优化分工;支持客户账单的自动生成,能够使律师服务更加专业化。

【律所难题】信息资源不对称

律师工作的独立性,使得律师们的交流空间不足,而律所本身能提供给律师们的信息资源也少之又少,流于表面,远远不能满足律师的业务需求。

解决方案:

应用律师事务所管理信息系统可以集成三类信息资源,一是法意提供的法律法规、司法案例、合同范本以及法律文书电子资源,二是律所内部自身储备的各类文书资源,三是律所可以手工添加,或通过资讯采编系统插件自动采集的行业资讯。同时系统还加入了即时通讯组件,律所内部人员无需借助MSN或QQ等聊天工具即可实现内网沟通。良好的资源共享与沟通平台,避免律所人员信息不对称的情况,从而提高律所团队整体工作水平。

【律所难题】文件查找不便

律所在办理业务过程中会形成大量的业务档案,传统文档管理易丢失、易被窃取、需专人管理、占用空间大,查找困难等弊端。实践中,有些律所正逐步将部分电子文档保存到电脑中,但是管理规范不统一,查找、备份极为不便,文件也无法实现共享,效果并不理想。

解决方案:

系统在律所综合管理和律师工作平台中分别提供了档案管理的模块,支持电子文档的保存和纸质文档保管情况的记录,同时,系统还提供便捷的查询功能,律师可以根据办案时间、案件名称、业务编号等信息迅速调取自己需要的资料文件,大大提升律师的工作效率;数据保存于系统中,解决加密和权限控制手段使文件和资料的管理更为安全可靠。

【律所难题】分所信息不畅

具有一定规模的律师事务所纷纷在异地设立分支机构,由于地域的原因,律所对其分支机构信息往来受地域的限制,无法进行有效的监督和指导。如何加强律师事务所对分所的动态掌握,形成有效地管理?

解决方案:

使用律师事务所管理信息系统,为律师建立一个信息资源共享的平台的同时,也为律师事务所建立了一个规范管理的机制。通过平台,律师事务所可以通过数据导入或者直接联网的方式,可以非常轻松的将其分支机构的业务信息、财务信息等加以汇总,加强律所对其分支机构的运营监督和业务指导。

【律所难题】业务成本核算难

律所的财务管理是重要的一环,目前大部分律所的财务与业务的关联性不强。财务人员一般都使用专业的财务软件,而市面上基本上没有专门针对律所开发的财务软件。当管理人员想要获取业务的相关财务收支情况时,往往需要财务人员重新统计或重新做账,费时费力。如何实现业务和财务的完美结合?

解决方案:

系统针对律师薪酬的特点,设置律师个人财务核算、业务合作分配办法以及律师对账单生成等内容。不论律师本人的薪酬还是合作业务的分成都可以通过规则的配置自动计算,电算化减少了手工记帐可能导致的错误和误差。在系统中实现律师账单的发送,满足律师个人财务保密性的需要。此外,系统可通过取数公式从数据库中挖掘数据自动生成合伙人和财务主管需要的统计报表,更为直观地为管理者提供决策依据。

网站地图 | 联系我们 | 友情链接 | 人才招聘 | 版权所有:北京法意科技有限公司